English
ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi

Nedir? Ne işe yarar? Nasıl Kurulur? Nasıl Belgelendirilir?

ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi; kuruluşların yönetim sistemlerini sürekli iyileştirmeleri için uygulayabilecekleri temel yönetim sistemleri standartlarının başında gelir. Kısaca özetleyecek olursak, bir kuruluşta kim, hangi işi, nasıl, neye göre yapar bunların tanımlanması;  faaliyetlerin ( proseslerin) iyileştirme fırsatlarını ortaya çıkaracak şekilde önem derecelerine göre tespit edilerek tanımlanması olarak basitçe tarif edebiliriz.

 ISO 9001:2008 standardının temel amacı “sürekli iyileştirme”. Diğer bir çok yönetim sistem standartlarında da göreceğimiz üzere sürekli iyileştirme araçlarının kulanımı aracılığıyla iyileştirme ana hedeftir.

Bir kuruluşta ISO 9001:2008 standardına göre sistem kurmak için genelde uygulanan 2 yöntem vardır. Birinci yöntem bu konuda uzman bir danışman dan danışmanlık hizmeti almak yada ikici yöntem kuruluşun bu konuda uzman bir kalite yöneticisini sürekli istihdam ederek kendi öz kaynakları ile yönetim sistemi ni kurması ve / veya bir personelini bu konuda yetiştirmek üzere eğitimlere göndermesi, bu şekilde gene kendi öz insan kaynakları ile yönetim sistemi ni kurması şeklinde gelişmektedir. Esasen her kuruluşta kendine özgü bir yönetim sistemi bulunmaktadır. ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi’nin kurulması; kuruluşun mevcut geleneksel yöntemlerle oluşturulmuş olan yönetim sisteminin ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi’ne adapte edilmesi sürecidir.

Sistemin kurulması ve standardın temel gereksinimlerini karşılayan / karşıladığını düşünen kuruluş tercih edeceği bir belgelendirme kuruluşuna belgelendirme müracaatını yapabilir. Burada dikkat edilmesi gereken nokta ISO 9001:2008 standardına göre dökümante edilmiş bir yönetim sistemini kurmuş ve en az 1 kez tüm standart maddelerini uygulamış, bu uygulamaların kuruluş içi tetkikini gerçekleştirmiş ve üst yönetim tarafından gözden geçirmiş olduğunu kanıtlamış olmasıdır. 

 

Belgelendirme Prosedürü – Belgelendirme İş Akışı 
 

  •  Müracat
  • Belgelendirilmek isteyen kuruluş Müracat Formu nu doldurarak imzalı bir şekilde fax /mail yolu ile müracat edebilir. Müracat formuna yazılı bilgilerin doğrulanması için firmanın resmi evrakları müracat formu ile birlikte Naviga ya gönderilmelidir. Bu evraklar;
  •  Kuruluşun ticaret sicil gazetesi ( kuruluş ve değişiklikler dahil olmak üzere
  • Vergi Levhası
  • İmza sirküleri
  • Faaliyet Belgesi
  • Son aya ait SGK bildirgesi
  • Yukarıdaki evraklar temsili olarak verilmiş olup kamu kurumlarından, derneklerden ve/veya diğer tüzel kişiliklerden farklı evraklar da istenebiliecektir.

Kuruluşunuzun Naviga’ ya tanıtımı için broşür, katalog vb tanıtım materyallerinizi müracaat esnasında göndermeniz belgelendirme kapsamınızın belirlenmesi ve bu konuda tetkikler öncesi karşılıklı mutabakat sağlanması için kolaylaştırıcı olacaktır.

Belgelendirme müracatınız Naviga Belgelendirme Müdür yardımcısı tarafından gözden geçirilecek ve Operasyon müdürü’nün kararı ile sizinle iletişime geçilecektir. Bu aşama da üç değişik karar verilebilir;
 
 

  • Müracaatınızın kabul edildiği size iletilir ve teklif aşamasına geçilir.
  • Müracaatınızın kabulü için sizden ilave bilgi ve dokümanlar istenebilir.
  • Müracaatınız kabul edilmeyeceği size gerekçeleri ile birlikte yazılı olarak bildirilir.

Müracaatınızın kabul edilmemesinin birden çok sebebi olabilir. Bu sebeplere örnek olarak, Naviganın faaliyet gösterdiği coğrafya nın dışında olabilirsiniz. Naviganın belgelendirilmek istediğiniz kapsam ve lokasyonlarda denetçisi bulunmayabilir ve /veya Naviganın tarafsızlık ve bağımsızlık politikaları gereğince müracaatınız kabul edilmeyebilir. 

Müracaatınızın kabul edilmesi ile teklif aşamasına geçilir.

Teklif hazırlanması 

Belgelendirme müracatınızın kabul edilmesi sonucunda müracat formunda beyan ettiğiniz resmi evraklarınızda doğruladığınız bilgilere göre size belgelendirme teklifi sunulacaktır. Teklif hazırlanırken belgelendirilecek farklı lokasyonlar var ise bu lokasyonların birbirine yakınlığı, çalışan sayısı, kuruluşunuzun faaliyet alanı, risk derecesi gibi Naviga Ücretlendirme talimatında da belirtilen kıstaslara göre fiyatlandırma yapılarak teklif tarafınıza sunulur.

a) Ör: 15 kişi çalışan, tek adreste faaliyet gösteren bir firma için fiyatlandırma yapılırken T01 Denetim Süreleri Belirlenme Talimatına göre Belgelendirme denetimleri ücretleri;
§ Başvuru için 500 TL
§ Operasyonel giderler için 300 TL
§ Günlük denetim için 300 TL ( 15 kişi için 2,5 denetçi / gün )
Toplam : 500 + 300 + 750 = 1550 TL belgelendirme ücreti belirlenecektir.

Gözetim denetimleri için 
§ Belge kullanım için 500 TL
§ Operasyonel giderler için 300 TL
§ Günlük denetim için 300 TL ( 15 kişi icin 1,75 denetçi /gün)
Toplam : 500 + 300 + 525 = 1325 TL

Sözleşme
Teklifin kuruluş tarafından onaylanarak Naviga ya ulaştırılması neticesinde sözleşme aşamasına geçilir. Sözleşme teklif referans numarasını içermekle birlikte fiyat içermemektedir. Sözleşme; akreditasyon kuralları ve yasal yükümlükler de dahil olmak üzere taraflar arası karşılıklı görev ve yükümlülükleri içeren beyanlarının olduğu bağlayıcı bir dokümandır.

1.aşama denetimi
Teklif ve sözleşme sonrasında Naviga ve Kuruluş arasında belirlenen takvim ve kuruluş tarafından onaylanan tetkik planı çerçevesinde 1. aşama denetimi gerçekleştirilir. 1. aşama denetiminin amacı kuruluşun 2. aşama ( belgelendirme denetimi)  denetimine hazır olup olmadığının yerinde tespit edilmesidir. Kuruluşun 2. aşama denetimine hazır olup olmadığı ancak standardın tüm maddelerinin en az 1 kez uygulanmış olduğu ve neticesinde en az 1 kez iç tetkik yapıldıktan sonra üst yönetimin gözden geçirmesinin de sağlanmış olması, bunun kanıtlarının varlığı ile mümkündür. Kısacası standardın uygulanma derecesinin olgunluğu analiz edilir ve kuruluşa raporlanır.

Not: 1. aşama denetiminin amacı sadece iç tetkiklerin ve üst yönetimin gözden geçirmesinin sağlanmış olması anlamına gelmez.  Standardın bir bütün olduğu unutulmamalıdır.

1. Aşama denetiminin sonuçlarına göre 2. aşama denetimin yapılıp yapılmayacağı, yapılacaksa tarihi ancak 1. aşama denetiminde çıkabilecek uygunsuzlukların ortadan kaldırılması ( kapatılması) sonucunda gerçekleşir. Uygunsuzluk tanımları ve uygunsuzluk örnekleri için lütfen 2. aşama denetimine bakınız.

Sadece xxxxxxxx alanlarında faaliyet gösteren kuruluşlarda 1. aşama denetiminin kuruluş sahasında yapılmasına gerek olmayabilir, bu durumda kuruluştan 2. aşama denetimine hazır olup olmadığının tespiti için kanıtlar istenecektir. Bu kanıtlara örnek olarak; El kitabı, İç tetkik, Yönetimin Gözden Geçirme kayıtları gibi örnekler verilebilir, Baş denetçi kayıtlar/ kanıtlar dan kuruşun 2. aşama denetimine hazır olup olmadığı konusunda bir kanıya varamaması halinde 1. aşama denetiminin kuruluşta yapılmasını talep edebilir.

1.Aşama denetimi ve 2. Aşama denetimi arasındaki süre 3 ay geçemez, eğer bu süre aşılırsa 1. Aşama denetimi tekrar edilmek durumundadır.


2.aşama denetimi
2.Aşama ( belgelendirme denetimi) kuruluşun belgelendirilecek adreslerinde (Belgelendirilecek Lokasyonlar) ve eğer gerekiyorsa ( kuruluşun faaliyet alanına bağlı olarak ) projelerinde / şantiyelerinde gerçekleştirilir. Bazen faaliyetler kuruluşların adreslerinde değil projelerinde / şantiyelerinde ancak standarda uygunluğu açısından denetlenebilir. Bu durumlarda faaliyetlerin görülebileceği – denetlenebileceği adreslerde de denetim kapsamındadır.
-Uygunsuzlukların sınıflandırılması, takibi ve  kapatılması
Denetimlerde karşılaşılan uygunsuzluklar belgelendirme kuruluşlarına göre farklı isimlendirilse de içerikleri akreditasyon kuralları gereğince aynıdır.

Kritik Uygunsuzluk = Büyük Uygunsuzluk = Majör Uygunsuzluk; Standardın bir ya da birkaç temel gereksiniminin karşılanmamış olması (Örnek 1)   ve/veya uygunsuzluğun sistemin bütününü etkileyecek düzeyde olması (Örnek 2), Yasal bir zorunluluğun karşılanmaması yada eksik karşılanmış olması (Örnek 3),

Örnek 1 Prosedür olarak dökümante edilmesi standartta zorunlu olarak belirtilen bir konunun hiç ele alınmamış alınması, Düzeltici faaliyet prosedürünün hazırlanmamış olması gibi, 
Örnek 2 Son ürün kontrolünde kullanılan ölçme cihazının kontrol dışında bulunması
Örnek 3Kuruluşun Yasal izin ve lisanslara sahip olmaması ve/veya yasal limitlere uymayan ölçme sonuçları vb.

Kritik olmayan uygunsuzluk = Küçük Uygunsuzluk = Minör Uygunsuzluk;
Standardın bir ya da birkaç maddesinin yönetim sisteminin bütününü etkilemeyecek şekilde eksik uygulanması
Ör: Yönetim sisteminde kullanılan bir formun tanımlanmamış olması vb.

>>Kritik uygunsuzlukların giderildiğinin doğrulanması 3 ay içerisinde bir “ takip denetimi” ile mümkündür.
>>Kritik olmayan uygunsuzluklar giderildiklerine dair kanıtların 21 işgünü içersinde Başdenetçiye gönderilmesi ile kapatılabilir.

Uygunsuzlukların giderildiğine dair kanıtların doğrulanması neticesinde Başdenetçi denetim raporunu düzenler belgelendirme ofisine gönderir.


Belgelendirme Kararı ve Sertifikanın düzenlenmesi

Belgelendirme kararı. Başdenetçi raporunda belgelendirmenin yapılması ya da yapılmaması konusunda tavsiye kararını bildirir. Belgelendirme ile ilgili karar ancak Bağımsız Belgelendirme Komitesi tarafından verilebilir. Belgelendirme kararı verilmemesi durumunda bu durum yazılı olarak kuruluşa gerekçeleri ile bildirilir. Bu karara karşı kuruluşun itirazı mümkündür. ( Bkz. şikâyet ve itirazlar )

Belgelendirme kararı verilmesi durumunda kuruluşa sertifika, logo kullanım talimatı, onaylanmış teklif, sözleşme ve baş denetçi tarafından yazılmış ve imzalanmış olan raporların birer kopyaları iletilir.

Belge ve Logo Kullanımı


Belgelendirilmiş kuruluş, Sertifika ve Logo yu sözleşme şartları talimatları çerçevesinde kullanmak zorundadır. Bkz T 003
-Gözetim Denetimleri
İlk yıl gözetim denetiminin zamanı, belgelendirme denetiminin 2. aşamasının son günü itibari ile hesaplanır. ISO IEC 17021 standardının gerektirdiği şekilde ilk gözetim denetimi, belgelendirme denetimin son gününden itibaren 12 ay içinde tamamlanmalıdır. Yani bu süre içerisinde denetim yapılmış ve varsa uygunsuzluklar kapatılmış olmalıdır. 2. gözetim denetimi, belgelendirme denetiminin son gününden itibaren 21 ve 24 aylar arasında yapılabilir. Bkz T 010
-Belgenin Askıya Alınması ve/veya İptal edilmesi
Belgelerin askıya alınması aşağıdaki nedenlerden kaynaklanabilir:
· Belgeli kuruluşun askıya alma talebinde bulunması,
· Müşterinin gözetim veya yeniden belgelendirme tetkiklerinin gerekli sıklıkta yapılmasına izin vermemesi,
· Müşterinin yönetim sistemini etkin olarak uygulaması konusundan standarda göre devamlı ve ciddi olarak başarısız olması.
Müşterinin belgeyi askıya alma isteği doğrultusunda belgenin askıya alınması kararlaştırılmış ise ;
· Müşteriye yapılacak faaliyetler ile ilgili bilgi verilir.
· İlgili kayıtlar güncellenir ve kuruluşun ismi belgeli kuruluşlar listesinden ve tüm kayıtlardan düşülür.
· Varsa belge ile ilgili tüm taraflara resmi yazı ile bilgi verilir.
· Varsa bekleyen ödemeler talep edilir ve müşteri dosyası arşive kaldırılır.
Belgenin askıya alınma durumunun kaldırılması için askıya alınma sebeplerinin ortadan kalkması gereklidir. Sebepler ne olursa olsun bir belgenin askıda kalma süresi en fazla 3 aydır.  Belgenin askıya alınma durumunun ortadan kalkması için gerektiğinde takip denetimi düzenlenir. Denetim sonucunda baş denetçi raporunu sunar ve askıya alma sebepleri ortadan kalktığında Belgelendirme Komitesinin kararı ile belge geçerli hale getirilir.
Askıya alınan belgeler, askıya alınma sebepleri ortadan kaldırılmaz ise 3 ay sonunda iptal edilir.
     Ayrıca aşağıdaki durumlardan birinin tespit edilmesi ile Belgelendirme Komitesi kararınca belge iptal edilir:
- Firmanın iflası veya belge kapsamında faaliyetlere son vermesi
- Askıya alınma süresinin dolması
- Ücretlerin ödenmemesi
- Denetimler sırasında yanlış bilgi verilmesi
- Belgenin yanlış kullanımı
- Belge geçerlilik süresi içinde firmanın yönetim sistemini uygulamaması
- Firmanın tüzel kişiliğinin değişmesi
- Firmanın kendi isteği
- Belge üzerinde oynandığının tespiti
Sertifikanın iptali ile müşteri sertifika ile ilgili herhangi bir reklam faaliyetinde bulunamaz ve sertifika asıllarını belgelendirme kuruluşuna iade eder.

Belgeli firmalar / Belge Sorgulama

Lütfen sorgulamak istediğiniz sertifika numarasını aşağıdaki boşluğa giriniz. Eğer aradığınız sertifikayı bulamıyorsanız ve/veya emin değilseniz lütfen bize e-posta yada +90 212 482 96 56 nolu telefondan ulaşınız.

Şikayet ve İtirazlar


Şikâyetler

Naviga’nın faaliyetleri ile ilgili her konuda ki memnuniyetsizlik beyanı şikâyet konusu yapılabilir, şikâyetlerin konusu herhangi bir şekilde sınırlandırılmamıştır. Bununla beraber şikâyetin konusu NAVIGA’ nın belgelendirme faaliyetleri ile ilgili olup olmadığı incelenir ve eğer ilgili olduğu kararı verilirse şikâyet değerlendirme konusu haline gelir.

Şikâyetin konusu belgelenmiş bir firmanın faaliyetlerinden dolayı ise bu durumdan belgelendirilmiş kuruluş 3 iş günü içerisinde yazılı olarak bilgilendirilir. Bildirim tarihinden sonra 1 hafta içerisinde yapılacak faaliyet karara bağlanmalıdır. Herhangi bir karar vermeden önce belgelendirilmiş kuruluşun şikayetleri ele alma ve değerlendirme etkinliği göz önüne alınacaktır ( özel denetim, ara denetim ). Belgelendirilmiş kuruluş şikâyetlere belirtilen sürede yeterli cevap veremiyor ve/veya ve yönetim sisteminin işlemesi bu konuda etkin bulunmamış ise Belgenin askıya Alınması ve İptali Prosedürü devreye girer.

Alınan tüm şikâyetler FR.36 Şikâyet formunda kayıt altına alınarak yönetim temsilcisine iletilir, belgelendirme müdürü şikayeti gözden geçirir, gerekiyorsa ilgili taraflarla iletişime geçerek yeni bilgilere ulaşır ve şikayetin geçerliliğini onaylar, yapılacak faaliyeti planlar konunun takip edilmesi için bir ofis personeli görevlendirir ve şikâyetçi tarafa ve Genel Müdüre 3 iş günü içerisinde yapılacak faaliyeti yazılı olarak bildirir. Değerlendirme sonucu şikâyet 1 hafta içerisinde ilgili taraflarla çözüme kavuşturulamıyor ise şikâyet ve itiraz komitesi 1 hafta içerisinde toplanır ve karara bağlar.


İtirazlar

İtirazlar ancak Belgelendirme Kuruluşu yönetimi, ofisi veya denetim ekiplerinin almış oldukları kararlar veya yapmış oldukları uygulamaların yanlış olduğunun düşünülmesi durumunda ve bu karardan veya uygulamadan dolayı yapılabilir. Diğer üçüncü tarafların bu konular ile ilgili yapacakları başvurular şikâyet olarak ele alınır ve çözümlenir. İtirazlarla ilgili müşteri kuruluşa bilgi verilmesinde süre 3 gün, itirazın belgelendirme müdürü veya atadığı kişi tarafından çözümünde süre 1 hafta, kurul kararlarının alınması ve müşteri/taraf kuruluşun bilgilendirilmesinde süre gene en geç bir hafta olarak belirlenmiştir.

İtiraz Belgelendirme Kuruluşunun faaliyetlerinin veya kararlarının her hangi birisi ile ilgili veya her hangi bir durumda oluşabilir. İlgili tarafların itiraz haklarının olduğu ve bunun yapılma yöntemi genel olarak Web sitesinde ve özel olarak da yapılan yazışmalarda, sözleşmede açıklanır ve anlaşılmış olduğu teyit edilir. 
      Bkz. PR 008
 

Sanal Katalog
Kataloğumuzu görüntülemek için tıklayınız.
Müşteri Hizmetleri
Her türlü konuda bize ulaşabilir, yardım alabilirsiniz.
Bize Ulaşın
Bizimle iletişime geçin, Naviga farkını farkedin!